Wie eine E-Mail auf Englisch schreiben mit KI: Schritt für Schritt

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Du musst eine E-Mail auf Englisch schreiben - an einen Kunden, einen Geschäftspartner oder eine Behörde - und bist dir nicht sicher, ob dein Englisch gut genug ist. Vielleicht kennst du die richtigen Formulierungen nicht, oder du weißt nicht, wie förmlich der Ton sein soll. Genau für diese Situation ist diese Anleitung gedacht.

KI-Schreibassistenten können dir dabei helfen, eine fertige, professionelle E-Mail auf Englisch zu formulieren - auch wenn dein Englisch auf Schulniveau geblieben ist. Du gibst der KI die wichtigsten Infos auf Deutsch, und sie liefert dir einen fertigen Entwurf, den du nur noch prüfen und absenden musst.

Diese Anleitung richtet sich an alle, die KI noch nicht regelmäßig nutzen und einen konkreten Einstieg suchen. Du brauchst kein technisches Wissen - nur einen Browser und ein kostenloses Konto bei einem der genannten Tools.

Schritt für Schritt

1. Kläre zuerst die Grundfragen. Bevor du die KI öffnest, beantworte kurz für dich: An wen schreibst du? Was ist der Anlass? Was soll der Empfänger nach dem Lesen wissen oder tun? Je klarer du das weißt, desto besser wird der Entwurf.
2. Wähle ein Tool und erstelle ein Konto. Für diese Aufgabe eignen sich Textassistenten wie ChatGPT oder Claude. Beide haben eine kostenlose Version - prüfe die aktuellen Limits direkt auf den jeweiligen Websites.
3. Schreibe einen Prompt auf Deutsch. Ein Prompt ist die Aufgabe, die du der KI gibst. Beschreibe darin: deine Rolle, den Empfänger, das Ziel der E-Mail und den gewünschten Ton (förmlich, freundlich, sachlich). Nutze die fertigen Prompts weiter unten als Vorlage.
4. Schicke den Prompt ab und lies den Entwurf. Die KI liefert dir einen fertigen Text auf Englisch. Lies ihn durch und prüfe, ob der Inhalt stimmt - nicht nur die Sprache.
5. Passe den Entwurf an. Wenn etwas nicht passt, schreibe einfach in dasselbe Chat-Fenster: „Mach den Ton etwas weniger förmlich“ oder „Füge am Ende eine Bitte um Rückmeldung bis Freitag hinzu.“ Die KI korrigiert den Entwurf.
6. Lass die E-Mail überprüfen. Wenn du auf Nummer sicher gehen willst, kopiere den fertigen englischen Text in DeepL und übersetze ihn ins Deutsche. So siehst du sofort, ob der Sinn stimmt.
7. Kopiere den Text in dein E-Mail-Programm, passe Betreff und Empfänger an und sende ab.

Fertige Prompts zum Kopieren

Hier sind zwei Prompts, die du direkt verwenden kannst. Ändere nur die kursiv markierten Details auf deinen Fall.

Du bist ein erfahrener Business-English-Texter. Ich bin Einkäufer bei einem deutschen Maschinenbauunternehmen und muss eine formelle E-Mail auf Englisch an unseren Lieferanten in Polen schreiben. Der Lieferant heißt Marek Kowalski von der Firma TechParts Sp. z o.o.

Aufgabe: Schreibe eine höfliche, formelle E-Mail, in der ich nach dem aktuellen Liefertermin für Bestellung Nr. 4872 frage und bitte, mir eine aktualisierte Lieferbestätigung zuzusenden. Ton: sachlich und respektvoll, kein Small Talk.

Format: vollständige E-Mail mit Betreff, Anrede, Text und Grußformel. Sprache: Englisch.

Du bist ein Sprachassistent für professionelle E-Mails. Ich möchte mich bei einer britischen Konferenz als Sprecher bewerben. Die Konferenz heißt "Future of Manufacturing Summit", findet im September in London statt und sucht Redner mit Praxiserfahrung.

Aufgabe: Schreibe eine freundliche, aber professionelle Bewerbungs-E-Mail auf Englisch. Ich bin Produktionsleiter bei einem mittelständischen Unternehmen und habe Erfahrung mit der Einführung von KI in der Fertigung. Ich möchte einen 20-minütigen Vortrag halten.

Format: vollständige E-Mail mit Betreff, Anrede, 3-4 kurzen Absätzen und Grußformel. Kein Anhang erwähnen.

Mehr Prompt-Ideen für verschiedene Situationen findest du auf der Seite wissnox.de/prompty/.

Welches Tool

Für das Schreiben von E-Mails auf Englisch empfehle ich vor allem drei Tools:

• ChatGPT - der bekannteste Textassistent. Versteht Deutsch gut, liefert solide englische Texte, auch in der kostenlosen Version. Gut für den Einstieg.
• Claude - oft etwas stilsicherer im englischen Ausdruck, besonders bei längeren oder nuancierteren Texten. Ebenfalls mit kostenlosem Zugang - prüfe das aktuelle Limit auf der Website.
• DeepL - kein Schreibassistent im eigentlichen Sinn, aber hervorragend zur Kontrolle: Du kannst den englischen Entwurf ins Deutsche zurückübersetzen und so Fehler im Sinn erkennen. DeepL Write hilft zusätzlich beim Verfeinern englischer Texte.

Eine Übersicht weiterer KI-Tools für Texte findest du im Tool-Verzeichnis auf wissnox.de.

Häufige Fehler

• Zu wenig Kontext im Prompt. Wenn du der KI nur schreibst „Schreibe eine E-Mail auf Englisch“, bekommst du einen generischen Text, der zu niemandem passt. Gib immer an: an wen, warum, welcher Ton. Je mehr Kontext, desto besser das Ergebnis.
• Den Entwurf ungelesen übernehmen. KI macht manchmal inhaltliche Fehler - sie kann Details erfinden oder missdeuten. Lies den Text immer durch, bevor du ihn sendest. Bei Zweifeln nutze DeepL zur Rückübersetzung.
• Beim ersten Entwurf aufgeben, wenn er nicht perfekt ist. Die KI kann korrigieren und anpassen - das ist kein Fehler, sondern der normale Ablauf. Schreibe einfach im selben Chat, was dir nicht gefällt, und bitte um eine überarbeitete Version.

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Kinetyra