KI-Tool-Verzeichnis im Unternehmen: In einer Stunde erstellt

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Ein KI-Tool-Verzeichnis ist eine Tabelle, in der ein Unternehmen festhält, welche KI-Tools es nutzt, wer dafür verantwortlich ist und welche Daten darin verarbeitet werden. Die KI-Verordnung schreibt Unternehmen, die fertige Chats und Assistenten nutzen, kein Verzeichnis ausdrücklich vor. Ohne eine solche Liste ist es jedoch schwieriger, schnell zu beantworten: „Welche KI-Tools setzen Sie ein?“ Hier finden Sie zehn Felder, Beispiele und einen Plan, mit dem Sie in einer Stunde eine erste Version erstellen.

Warum Unternehmen ein KI-Tool-Verzeichnis brauchen

Viele Unternehmen wissen nicht genau, wie viele KI-Tools sie nutzen. Ein Chatbot ist nur der Anfang: KI steckt auch in Office-Software, CRM-Systemen, Übersetzungstools, Grafikprogrammen und Bewerbungsplattformen. Ein Verzeichnis schafft Überblick in vier Bereichen:

• Kompetenzen (Artikel 4). Die Vorschrift verlangt, den Kontext zu berücksichtigen, in dem KI-Systeme eingesetzt werden. Ohne eine Liste der Tools bleibt eine Schulung allgemein. Weitere Informationen finden Sie im Beitrag zu Artikel 4 der KI-Verordnung.
• Transparenz (Artikel 50). Das Verzeichnis zeigt, welche Tools Bilder, Videos und Audiodateien für Veröffentlichungen erzeugen und wo ein Chatbot für Kunden eingesetzt wird.
• Verbote (Artikel 5). Wenn jemand ein Tool zur Emotionserkennung von Beschäftigten einträgt, fällt das sofort auf.
• Hohes Risiko (Artikel 6 und Anhang III). KI bei Bewerbungen, Kreditwürdigkeitsprüfungen oder im Bildungsbereich kann besondere Pflichten auslösen. Weitere Informationen finden Sie im Beitrag zu Hochrisiko-KI-Systemen.

Die zehn Felder im KI-Tool-Verzeichnis

Tragen Sie keine Passwörter, API-Schlüssel oder Inhalte aus Kundendokumenten in das Verzeichnis ein. Es soll zeigen, wo die geltenden Vereinbarungen zu finden sind und wer dafür zuständig ist - nicht die Dokumentation des Anbieters ersetzen.

In einer Stunde zum ersten Verzeichnis

Die erste Version muss nicht perfekt sein. Für ein Unternehmen mit bis zu einigen Dutzend Beschäftigten können Sie die 60 Minuten so aufteilen:

1. Liste einholen (20 Minuten). Fragen Sie jede Abteilung: „Welche KI-Tools oder KI-Funktionen nutzen Sie bei der Arbeit, auch wenn es nur einmal im Monat ist?“ Nennen Sie Beispiele: Assistenten in Office-Software, Übersetzer, Bildgeneratoren und KI-Funktionen im CRM. Bitten Sie darum, keine vertraulichen Beispiele zu nennen.
2. Dubletten zusammenführen (10 Minuten). Fünf Personen, die „ChatGPT“ nennen, können fünf verschiedene Konten nutzen. Unterscheiden Sie die Einträge nach Version und danach, ob es sich um ein Geschäftskonto mit Vertrag oder ein privates Konto handelt.
3. Daten und Rolle erfassen (10 Minuten). Halten Sie für jeden Eintrag fest, welche Datenkategorien in das Tool gelangen und ob das Unternehmen das Tool nur nutzt oder unter eigenem Namen einführt.
4. Risiko bewerten (10 Minuten). Markieren Sie Einträge, die Inhalte zur Veröffentlichung erzeugen (Artikel 50), Bewerber oder Beschäftigte betreffen (möglicherweise hohes Risiko) oder gar nicht eingesetzt werden sollten (Artikel 5).
5. Verantwortliche und Datum eintragen (5 Minuten). Für jedes Tool muss eine zuständige Rolle benannt sein.
6. Version speichern (5 Minuten). Speichern Sie die Datei mit Versionsnummer und Datum an einem Ort, auf den Sie auch aus der Ferne zugreifen können.

Beispiele für Einträge

Drei fiktive Einträge für eine kleine Agentur zeigen, welcher Detaillierungsgrad sinnvoll ist:

Häufige Fehler beim KI-Tool-Verzeichnis

• Nur Chats erfassen. KI-Funktionen in Programmen fehlen, die das Unternehmen ursprünglich für andere Zwecke gekauft hat.
• Angaben mit Freigaben verwechseln. Nur weil ein Beschäftigter ein Tool eingetragen hat, ist dessen Nutzung noch nicht genehmigt. Ergänzen Sie eine Spalte „Freigegeben: ja/nein“.
• Personenbezogene Daten eintragen. Nennen Sie die Kategorie („Kontaktdaten von Kunden“), nicht die konkreten Personen.
• Prüfdatum vergessen. Tarife und Funktionen ändern sich alle paar Monate. Ohne Prüfdatum kann das Verzeichnis schon nach einem halben Jahr veraltet sein.
• Verzeichnis in der Schublade lassen. Eine Liste, die das Team nicht kennt, hilft bei Schulungen nicht. Verweisen Sie in der Richtlinie zur KI-Nutzung darauf.

Das Verzeichnis bei einer Prüfung

Ein fertiges Verzeichnis kann helfen, den Überblick über die im Unternehmen eingesetzten Tools und die dazugehörigen Zuständigkeiten zu behalten. So lässt sich schneller erkennen, welche Abteilungen betroffen sind und wo Regeln oder Schulungen fehlen. Welche Dokumente im Einzelfall verlangt werden können, hängt vom jeweiligen Prüfverfahren und den einschlägigen Vorschriften ab. Informationen zu Prüfungen in Polen wurden hier nicht übernommen, da sie für andere Märkte nicht verallgemeinert werden können.

Häufige Fragen

Ist ein KI-Tool-Verzeichnis vorgeschrieben?

Für Unternehmen, die lediglich fertige Tools nutzen, schreibt die KI-Verordnung kein internes Verzeichnis ausdrücklich vor. Es ist jedoch eine praktische Möglichkeit, festzuhalten, welche Tools das Unternehmen einsetzt und wie es Maßnahmen nach Artikel 4 umsetzt.

Worin unterscheidet sich das Verzeichnis von der EU-Datenbank für Hochrisiko-KI-Systeme?

Die EU-Datenbank nach Artikel 49 und Artikel 71 der KI-Verordnung betrifft die Registrierung bestimmter Hochrisiko-KI-Systeme durch Anbieter und einige Betreiber. Das interne Tool-Verzeichnis ist ein unternehmensinternes Dokument für den eigenen Überblick.

In welchem Format sollte ich das Verzeichnis führen?

Eine Tabellenkalkulation oder eine CSV-Datei genügt. Wichtig sind eine Versionsnummer, ein Datum und ein Speicherort, auf den Sie aus der Ferne zugreifen können.

Wie oft sollte ich das Verzeichnis aktualisieren?

Aktualisieren Sie es bei jedem neuen Tool und mindestens alle 6 bis 12 Monate. Eine Auffrischung der Schulung ist ein guter Anlass.

Wer sollte das Verzeichnis führen?

Eine Person oder Rolle, zum Beispiel die Leitung des operativen Geschäfts oder eine Person aus der IT. Die Abteilungen melden Änderungen; die für das Verzeichnis zuständige Person prüft und bestätigt sie.

Dies ist keine Rechtsberatung. Wenn Sie unsicher sind, ob ein bestimmtes Tool als Hochrisiko-KI-System einzustufen ist, lassen Sie die Frage rechtlich prüfen.

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